Kertas tidak Pernah Berbohong

Pada berbagai ajang kompetisi inovasi pelayanan publik, dokumentasi merupakan hal paling wajib ada dan diunggah bersama narasi yang dibuat. Mengapa? Karena dokumentasi menjadi alat bukti bahwa sebuah inovasi terorganisir baik.

Sayangnya, banyak inovator dan organisasi/institusi di pemerintahan yang mengabaikan hal ini. Sehingga pada penilaian kompetisi, banyak yang gugur di tahap awal dan tidak lanjut ke tahap berikutnya. Sebagus apa pun sebuah inovasi dalam narasi, bila tidak didukung oleh bukti dokumen, akan menurunkan nilai inovasi tersebut.

Apa itu dokumentasi?

Menurut KBBI, dokumen sebagai sesuatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang memiliki keterkaitan dan keterangan yang dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan.

Dokumen dapat mencakup berbagai jenis konten, seperti teks, gambar, grafik, tabel, atau bahkan suara dan video. Dokumen digunakan untuk menyimpan, mengomunikasikan, dan memelihara informasi yang penting dalam berbagai konteks.

Adapun fungsi dari dokumentasi (1) untuk memberikan informasi terkait isi dokumen bagi pihak-pihak yang memerlukan (2) sebagai penjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang dimuat dalam dokumen (3) menjaga agar dokumen tidak rusak (4) sebagai alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen dan (5) sebagai alternatif penyimpanan dan penyelamatan fisik serta isi dokumen.

Berdasarkan pengalaman pada kompetisi inovasi pelayanan publik dalam 5 tahun terakhir, ada beberapa jenis dokumen yang paling sering diminta dan dibuktikan keadaanya oleh panitia, yaitu:

Pertama, dokumen tertulis.

Dokumen tertulis yang dimaksud adalah berupa surat atau laporan. Dokumen yang paling sering diminta adalah dokumen terkait regulasi, seperti Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Surat Keputusan, baik yang dibuat oleh Kepala Daerah maupun Kepala Institusi/OPD. Dokumen anggaran (DPA, RAB) terkait inovasi,   Standar Operasional Prosedur, sampai ke perjanjian kerjasama (MoU) yang telah dibuat dengan para pihak. Ada juga yang meminta bukti surat undangan, surat tugas dan daftar hadir pembuktian kegiatan penguatan kapasitas.

Surat Keputusan (SK) seperti SK Tim Pelaksana/Tim Impelentasi yang diminta untuk membuktikan berapa banyak SDM yang terlibat dalam inovasi, siapa saja aktor yang ikut serta dalam inovasi; apakah ada unsur triple/penta helix-nya misalnya selain pemerintah, seperti akademisi, pelaku bisnis/swasta, media, dan komunitas atau organisasi sosial kemasyarakatan.

Hal paling sering diabaikan juga oleh pengusung inovasi, inovasinya ternyata belum memiliki akta kelahiran. Sudah panjang kali lebar menceritakan tentang keunggulan inovasinya, setelah diverifikasi inovasi tersebut tidak memiliki dasar kepemilikan, bukti kelahiran dan kepemilikan inovasi adalah SK Penetapan Inovasi. SK penetapan ini bisa dilakukan oleh Kepala Institusi/OPD dan lebih baik lagi bila SK dikeluarkan oleh Kepala Daerah. Dengan adanya SK Penetapan tersebut dapat diketahui waktu kelahiran inovasi, nama inovasi dan siapa inisiatornya.

Kedua, dokumentasi visual.

Foto Inovasi

Hal penting lainnya, adanya dokumentasi berupa foto-foto yang membuktikan sesuatu terjadi. Misalnya, foto saat inovasi diluncurkan/dicanangkan/diresmikan. Foto yang memperlihatkan aktivitas inovasi, seperti rapat-rapat, pertemuan, penguatan kapasitas misalnya pelatihan, bimtek, coaching, atau asistensi. Bisa juga foto terkait kunjungan lapangan, layanan langsung, dan foto-foto yang membuktikan adanya keterlibatan para pemangku kepentingan.

Foto adalah pembuktian atas rangkaian narasi inovasi yang disampaikan dalam sejumlah kalimat yang sudah ditentukan. Hal ini sering diabaikan, sehingga narasi atau deskripsi yang disampaikan bukanlah bualan atau lebih jeleknya dianggap sebagai cerita tanpa bukti alias hoax (no pict is hoax).

Secara proses, foto yang disiapkan adalah foto yang mewakili tahapan inovasi, mulai dari persiapan, perencanaan, pelaksanaan hingga kegiatan monitoring dan evaluasi.

Video Inovasi

Kemudian mengenai video inovasi. Ada panitia yang membuat persyaratan khusus mengenai isi video. Video haruslah memuat latar belakang-kondisi sebelum ada inovasi. Hal ini untuk mengungkapkan apa masalah yang terjadi sehingga dibutuhkan inovasi untuk menyelesaikannya; setelah itu seperti apa ide solusi inovatifnya, strategi impelementasi idenya, kemudian apa hasil/dampak yang terjadi setelah inovasi diterapkan. Biasanya pada sesi terakhir diungkapkan mengenai testimoni pejabat atau penerima manfaat.

Rata-rata durasi video adalah 2-3 menit, bahkan ada yang meminta sampai 5 menit. Ini tergantung penyelenggaranya. Tidak semua inovator atau instansi/OPD mampu menghadirkan video bagus, selain karena keterbatasan teknologi juga karena tidak memiliki keterampilan membuatnya. Ada juga yang membuat asal jadi, misalnya video berisi kumpulan foto-foto yang bergerak dan diberi caption. Oleh karena itu, dibutuhkan kerjasama dengan komunitas kreatif. Masalahnya, terkadang inovator/instutsi OPD tidak memiliki dana untuk membiayai pembuatan video. Di sinilah peran tim koordinasi tingkat kabupaten/kota untuk memberi support dengan memfasilitasi pembuatan video tersebut.

Dokumetasi Publikasi

Publikasi media memegang peran yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan sosial, ekonomi, politik, dan budaya. Media memiliki kekuatan untuk membentuk opini publik dan mempengaruhi sikap serta perilaku masyarakat. Liputan berita, editorial, dan analisis membantu masyarakat membentuk pandangan mereka tentang isu-isu sosial, politik, dan ekonomi.

Secara keseluruhan, publikasi media sangat penting karena memiliki kemampuan untuk mendidik, memberdayakan, dan menghubungkan masyarakat, serta untuk mempromosikan transparansi, akuntabilitas, dan perubahan positif.

Oleh karena itu bagi inovasi pelayanan publik yang digagas oleh pemerintah melalui masyarakat/institusi/lembaga/Organisasi Perangkat Daerah (OPD) maka peran media sangatlah penting.

Namun, hal ini juga sering diabaikan oleh para peserta kompetisi. Inovasinya tidak memiliki jejak digital yang dapat ditelusuri di berbagai platform media, sehingga ini juga berpengaruh pada penilaian.

Publikasi media membuktikan bahwa inovasi tersebut dikenal publik dan dapat berdampak positif yang bisa menjadi inspirasi bagi pihak lainnya untuk mereplikasi.

Pilihan publikasi dapat dilakukan secara internal maupun hasil kerjasama dengan pihak eksternal. Secara internal, inovator/institusi dapat membuat media sendiri atau memanfaat media/website pemerintah yang sudah tersedia. Media sosial yang dapat dibuat seperti podcast, facebook, YouTube, Instagram, TikTok, dan sejenisnya. Sementara dari eksternal publikasi dapat dibuat oleh jurnalis media massa (televisi, radio atau surat kabar dan majalah), ataupun media on line yang kini makin menjamur dan mudah diakses. Media publikasi lainnya dapat dibuat seperti spanduk, baliho, X-banner, flayer, atau dalam bentuk buku panduan.

Tim Dokumenter

Pada intinya, dokumentasi selalu menjadi persyaratan wajib ada di setiap level kompetisi inovasi. Ini tentunya menjadi perhatian bagi setiap pembuat/pelaksana inovasi. Sebagai pengingat terakhir dalam pendokumentasian inovasi adalah adanya tim khusus yang diadakan untuk itu. Saya suka menyebutnya sebagai Tim Kreatif.

Di sebuah institusi pelaksana inovasi, pada saat kegiatan, tiba-tiba semua menjadi tukang foto atau tukang video, masing-masing berlomba-lomba mengambil gambar. Kemudian pada akhirnya saat dicari sulit menemukannya. Kehadiran Tim Kreatif akan membantu mendapatkan hasil liputan foto atau video yang bagus sesuai kebutuhan.

Selain itu, adanya personal khusus yang menangani bank foto/video akan membantu merapikan dan menertibkan arsip yang banyak dan mengategorisasikannya dengan teratur. Misalnya dalam grup WA, setiap orang mengirimkan foto/videonya, bila tidak ada yang ditugaskan untuk mengunduh dan mengarsipkannya di satu folder khusus maka kiriman foto/video tersebut akan mudah tertimpa oleh kiriman berikutnya, akhirnya sulit didapatkan dan dikumpulkan kembali.

Dengan demikian, dokumentasi bukan hanya sebuah urusan administratif, tetapi juga elemen strategis yang dapat memengaruhi keberhasilan dan efisiensi organisasi atau institusi, apatah lagi saat mengikuti kompetisi inovasi.

Betapa pentingnya dokumentasi. Karena dokumen yang tertulis dapat menjadi bukti yang objektif dan terpercaya. Benar kata pepatah, “Kertas tidak pernah berbohong”.

Mengutip kalimat bijak, bahwa catatan yang baik sesungguhnya adalah separuh dari pekerjaan yang selesai. Dan apa yang tertulis akan tetap ada. Pun, lebih dari itu, dokumentasi merupakan jendela ke masa lalu dan peta menuju masa depan.